»Corona und die Digitalisierung«

Was uns Corona in Bezug auf die Digitalisierung lehrt …

In den Medien hört man in diesen Tagen häufig Sätze wie diesen (oder ähnliche):

»Das Corona-Virus bietet uns die Chance, Österreich in der Digitalisierung voranzubringen.«

Doch was ist damit gemeint? Die voranschreitende Technologisierung? Wohl eher kaum, denn die geht – ähnlich der ungezügelten Verbreitung des COVID 19-Virus – exponentiell von Statten und hat nicht erst durch das Auftreten des Virus Einzug gehalten.

Vielmehr ist darunter zu verstehen, dass WIR – als Individuen, Führungskräfte wie MitarbeiterInnen, Geschäftsleute und Konsumenten, Großeltern, Eltern und Kinder – durch den jäh und von außen erwirkten, unterbrochenen Lebensfluss wie wir ihn gewohnt waren, regelrecht dazu gezwungen wurden, uns mit den bereits vorhandenen Möglichkeiten der Digitalisierung auseinanderzusetzen. 

Home-Office alleine macht noch kein digitale(re)s Unternehmen …

Die kleinstmögliche Auswirkung ist dabei noch das Zugreifen auf die IT unseres Unternehmens via Remote oder VPN, das Teilnehmen an Besprechungen und Meetings via Telefonkonferenz, Videocall uvm., die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und Aufgaben trotz räumlicher Trennung bis hin zum Abhalten von Online-Schulungsveranstaltungen. Corona  hat uns – wovor wir uns davor ganz gut drücken konnten – dazu gezwungen, uns mit den technischen Features moderner Anwendungen zu beschäftigen. 5-Tage-die-Woche-Home-Office (davor vollkommen undenkbar), eine damit einhergehende, deutlich gestiegene Eigenverantwortung im täglichen Arbeiten und auch in der Abgrenzung zum Privaten sind weitere Auswirkungen davon. 

Doch das Anwenden moderner Möglichkeiten der (Tele-) Kommunikation ist dabei erst der Anfang. Damit sind WIR erst einmal ausreichend für das 21. Jahrhundert „technisiert“ und damit  – ganz abgesehen von der sozialen Komponente – nicht mehr auf den unmittelbaren physischen Kontakt angewiesen. 

Nichtsdestotrotz: der Anfang ist getan, die erste Hürde genommen. Et voilà, the Mind is set.  Oder zumindest – wenn auch zwangsweise und nur in Teilen – neu ausgerichtet. Denn wenn wir unsere Energie nicht mehr auf das Anwenden von (mittlerweile state-of-the-art) Technik & Tools einsetzen müssen, können wir uns darauf fokussieren, wie wir die Möglichkeiten der Digitalisierung gewinnbringend für unser Unternehmen einsetzen können. Auch oder gerade in dieser Phase. Und dabei gilt:

Die Qualität der Frage bestimmt die Qualität der Antwort …

Digitalisierung findet leider nicht immer im green field statt. In aller Regel haben wir es in gewachsenen Strukturen mit gewachsenen und oftmals adaptierten Prozessen zu tun. Nichtsdestotrotz oder gerade deswegen ist es Wert, an dieser Stelle konsequent die richtigen = wirksame Fragen zu stellen – vom Klassiker bis hin zu „out-of-the-box“.

Denn auch bei den Fragen, die wir aufwerfen, gilt: Input bestimmt Output. Deren Qualität bestimmt 1:1 die Qualität der Antworten, die wir uns darauf geben (können). 

Aufgrund der aktuellen Situation sind das in erster Linie – weil am augenscheinlichsten und gegenüber kulturellen Themenstellungen oder gar Fragen zum Geschäftsmodell am ehesten mit einem kurzfristigen Hebel ausgestattet – Fragen zu unseren Prozessen und Abläufen.

»Toolset« | Fragenblock #1 – unsere Prozesse & Abläufe 

Auf Basis der Erfahrungen der durch Covid-19 verursachten Disruption in unseren Abläufen und gewohnten Routinen:

• Wo | in welchem Zusammenhang | in welchem Prozess(teil) sind aufgrund der Trennung vom gewohnten Arbeitsumfeld die größten Schwierigkeiten und Probleme zu Tage getreten?

• Welche Prozesse beschäftigen uns hier im Moment am meisten?

• Wobei greifen wir uns sprichwörtlich „mit der linken Hand ans rechte Ohr“?

und …

• Inwieweit handelt es sich dabei überhaupt um die für unser Unternehmen relevanten Prozesse (=Kernprozesse)?

• Wie viel Zeit nimmt die Beschäftigung mit unseren Kernprozessen gegenüber aufwendigen, aber unrentablen Nebenprozessen ein?

Weiters – einmal angenommen, die nächste große Krise würde bereits „um die Ecke lauern“ …

• … wie müssen unsere (Kern-) Prozesse und Abläufe gestaltet sein, damit uns eine neuerlich und „scheinbar unvorhersehbar“ über uns hereinbrechende, massive Unterbrechung á la Corona nicht noch einmal überraschen kann?

• … welche Prozessteile haben wir – gegenüber papier- oder beleghaften Tätigkeiten und Kontrollen – dann bereits in unsere Kernsysteme eingebettet?

• … welche Ablaufteile oder Kontrollen können wir bereits getrost weglassen oder durch effizientere, zielgerichtetere ersetzen?

•  … welche Prozessteile haben wir dann bereits automatisiert – zB durch Einsatz von Robotics oder gezielt eingesetzter Lösungen externer Partner und Anbieter?

•  … welche Angebote und Möglichkeiten zur Vereinfachung und Automatisierung der uns in unserem Aufgabengebiet betreffenden Prozessteile gibt es bereits – intern wie extern?

Und nicht zuletzt und auch, wenn wir es nicht mehr gewohnt sind, in dieser Kategorie zu denken – einmal angenommen, wir hätten einen Wunsch an eine gute Fee frei und keinerlei Limitierungen …  

• … wie würden unsere Prozesse und Abläufe dann aussehen?

• … wie würden wir unsere Prozesse gestalten, dass sie sowohl krisenfest, höchst effizient und von vorne bis hinten (end-to-end) automatisiert sind?

• … wie würden die – in dieser Situation krisenfesten – Online-Giganten Google und Amazon (uä) unsere Abläufe gestalten?

In einem weiteren Schritt können wir – losgelöst von der technischen Ausstattung – unsere Fähigkeiten – sowohl als Individuen als auch als Teams – mit Fragen wie diesen auf den Prüfstand stellen. 

»Skillset« | Fragenblock #2 – unsere Fähigkeiten …

• jeweils individuell als auch als Team/Unternehmen:

• Welche Fähigkeiten haben wir bereits, die uns das Arbeiten in einer digitalen Umgebung ermöglichen bzw. sogar erleichtern?

• Welche (ungeahnten) Fähigkeiten haben wir durch das „virtuelle“, voneinander getrennte Arbeiten in der Krise an uns entdeckt?

• Welche Lösungen haben wir gefunden? Wie haben wir sie gefunden?

• Welche Herausforderungen haben wir gemeistert? Was hat uns dazu befähigt?

• Was können wir heute bereits, was „gestern“ noch nicht funktioniert hat oder gar unmöglich schien?

• Welche Skills haben wir bereits, auf die wir auch in Zukunft getrost und voller Selbstvertrauen zurückgreifen können und die uns auch bei den Herausforderungen der Digitalisierung optimal unterstützen?

• Welche Skills müssen wir noch ganz gezielt aufbauen? Wie und bis wann?

Eine Lehre aus dieser zweifelsohne massiven Situation ist sicherlich, dass wir (immer wieder) in der Lage sind, Krisen zu bewältigen und erfolgreich zu managen. Die große Lehre, die wir daraus ziehen sollten, ist allerdings, dass jederzeit wieder und – bei all unserer Erfahrung, unserem Weitblick und unserem Geschick – aus vollkommen unerwarteter Richtung massive Veränderungen über uns hereinbrechen können. Und dann wird tatsächlich „so heiß gegessen, wie gekocht“. 

Fazit | Vorteil | Nutzen …

Gerade jetzt treten unwirtschaftliche, komplizierte und veraltete Prozesse und Abläufe augenscheinlich zu Tage. Gerade jetzt sollten wir uns, solange der Eindruck von „Corona“ noch frisch ist, verstärkt der Reparatur oder noch besser der optimalen Ausgestaltung dieser Prozesse entlang unseres Geschäftszwecks widmen.

Der Vorteil dabei ist, wir befinden uns nicht in der gewohnten (Büro-) Umgebung und haben dadurch automatisch eine andere Sicht auf die Dinge. Denn der Standort bestimmt bekanntermaßen auch den Standpunkt. 

Der große Nutzen ist, dass wir jetzt gerade großen Leidensdruck haben, routinierte, teils liebgewonnene wie auch duldsam hingenommene Prozessmarotten und -eskapaden anzupacken. Und dadurch zu schlanken Prozessen unter Einsatz aller am Markt befindlichen technologischen Möglichkeiten oder sogar zu völlig neu gedachten Abläufen zu gelangen.

Der Unternehmensimpfstoff gegen die Krise …

Die oben angeführten Fragen können uns dabei helfen, die Auswirkungen einer solchen Krise abzufedern oder uns davon – und das muss das Ziel sein – weitgehend unabhängig zu machen. Sozusagen als Unternehmens-Impfstoff gegen COVID 19 und folgende Krisen. Denn …

…  nach der Krise ist vor der Krise!